Sub-Brand · KI & Automatisierung

KI, die annimmt,
antwortet und handelt.

Chatbots, Telefonassistenten und Workflow-Automatisierung. Trainiert auf Ihre Daten, integriert in Ihre Systeme — dokumentiert für jede Compliance-Prüfung.

Beratung anfragen → +49 89 62827119 testen Telefon-Dashboard ↗
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Workflow

So funktioniert
automatisierter Support.

Ein beispielhafter Workflow — vom eingehenden Anruf bis zum eingetragenen Termin. Jeder Schritt ist konfigurierbar, protokolliert und menschlich kontrollierbar. Ihre Prozesse werden 1:1 nachgebildet, der unten gezeigte Ablauf ist nur eine von vielen möglichen Konfigurationen.

  1. 01

    Auslöser

    Kunde ruft an oder schreibt im Chat. Die KI nimmt sofort auf — auch nachts, auch samstags.

    Input
  2. 02

    Analyse

    Convers AI erfasst Anliegen, Kontext und Tonalität. Kategorisierung in Echtzeit.

    Intent + Sentiment
  3. 03

    Antwort

    Generiert aus Ihren Unternehmensdaten. In Ihrem Ton, mit echtem Fachwissen.

    RAG · Ihr Datenbestand
  4. 04

    Entscheidung

    Termin? Weiterleitung? Rückruf? Die KI fragt nach und dokumentiert die Präferenz.

    Decision Tree
  5. 05

    Aktion

    Kalendereintrag, E-Mail-Bestätigung, CRM-Update — automatisch. Mensch bekommt Zusammenfassung.

    Integration
Produkte

Drei Bausteine,
einzeln oder im Verbund.

Jeder Baustein ist eine eigene Live-Demo. Bewegen Sie den Mauszeiger drüber — pausiert die Animation und zeigt Details.

01 · Chatbots

Website-Chat mit RAG

Vor-Qualifizierung, Kontaktanfragen, Formulare, PDFs, Unterschriften, Zahlungen — alles im Chat. Trainiert auf Ihre Produkte, FAQs und internen Dokumente. Mit Quellen, mehrsprachig, Eskalation an Mensch.

  • Wissens-Quellen · PDFs, Notion, Confluence, Sharepoint, eigene APIs
  • Vor-Qualifizierung · qualifiziert Interessenten, übergibt nur warme Leads
  • Kontaktanfragen & Formulare · DSGVO-konform direkt im Chat, ohne Medienbruch
  • PDFs & Unterschriften · Dokumente anzeigen, ausfüllen, digital signieren
  • Zahlungsabwicklung · Stripe, PayPal, SEPA-Lastschrift — sicher im Chat
  • Workflows im Chat · Termine buchen, Bestellung auslösen, Status abfragen
  • Präsentationen · Produktdemos, Konfigurator und Vergleichstabellen live
  • Mehrsprachig · 50+ Sprachen, automatische Sprach-Erkennung
  • Kunden-Support · 24/7, mit Quellen-Zitaten, lernt aus jedem Gespräch
  • Eskalation · Übergabe an Mitarbeiter inkl. Gesprächs-Verlauf
RAG · CRM · DSGVO · Stripe · 24/7
02 · Telefon

KI-Telefonassistent 24/7

Nimmt an, ruft an — beides. Eingehende Anrufe rund um die Uhr, Termine direkt im Kalender, Buchungen automatisiert. Und für ausgehende Kampagnen: Akquise, Rückrufe, Reminder, Reaktivierung — mit eigener geklonter Stimme und Ihrem Wissen im Hintergrund.

EINGEHENDER ANRUF
+49 89 62 82 71 19
Praxis · KI nimmt automatisch an
› › › annehmen
VERBUNDEN · 0:00
„Guten Tag, hier ist die KI von …"
  • Inbound & Outbound · annimmt Anrufe und ruft auch selbst raus — Akquise-Kampagnen, Rückrufe, Reaktivierung, Reminder
  • Eigene geklonte Stimme · in 30 Min trainiert; alternativ 100+ fertige Stimmen, 50+ Sprachen
  • Eigenes Wissen · trainiert auf Ihre Produkte, FAQs, internen Dokumente — antwortet mit Quellenangabe
  • Termin-Buchung · Outlook, Google, iCal — direkt im Kalender mit Verfügbarkeitsprüfung
  • System-Anbindung · CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ERP, Telefonie (SIP/VoIP)
  • Automatisierungen · Folge-Aktionen nach Anruf: CRM-Update, E-Mail, Slack, ERP-Buchung
  • Anrufer-Zusammenfassung · strukturiert per E-Mail an zuständige Person
  • Weiterleiten · echte Übergabe an Mitarbeiter, inkl. Kontext und Sentiment
Dashboard ansehen ↗ ki.web-wb.de
03 · Workflows

Custom-Automatisierungen

Konkrete Workflows. Trigger erkennen, Daten extrahieren, Systeme aktualisieren, Menschen informieren — jeder Schritt protokolliert, jederzeit kontrollierbar.

RECHNUNGS-EINGANG 0.0s
Rechnung → Lexoffice
E-Mail mit PDF empfangentrigger · imap
Rechnungsdaten extrahierenIBAN · Betrag · USt-ID
Lieferant abgleichenstammdaten · match 0.97
In Lexoffice anlegenkostenstelle 4400
Buchhaltung benachrichtigenslack · #buchhaltung
5/5 StepsAudit-Log ✓
HR · RECRUITING 0.0s
Bewerbung → CRM-Lead
Bewerbung über Web-Formulartrigger · webhook
CV parsen · Skills extrahierenpdf · ocr · ner
Fit-Score berechnenscore · 87 / 100
HubSpot-Lead anlegentag · senior · backend
Hiring-Manager taggenteams · @markus.h
5/5 StepsAudit-Log ✓
KUNDEN-ANFRAGE 0.0s
Chat-Anfrage → Termin gebucht
Chat-Eingang erkannttrigger · web · whatsapp
Intent: Termin-Wunschconf · 0.94
Kalender-Slots prüfengoogle · 3 freie slots
Termin reservierenmi · 10:45 · 30 min
SMS + E-Mail-Bestätigungtwilio · sendgrid
5/5 StepsAudit-Log ✓
  • Eingang · E-Mail · Telefon · Web · WhatsApp
  • Verarbeitung · Klassifikation · Extraktion · Übersetzung
  • Aktion · CRM · ERP · DATEV · Lexoffice · Kalender
  • Kontrolle · Audit-Log · Mensch-im-Prozess · Override
100+ Konnektoren · self-hosted optional · DSGVO
Funktionen im Detail

Was die KI
tatsächlich leisten kann.

Drei Disziplinen, jede mit konkreten Aufgaben. Nicht „irgendwie KI" — sondern messbarer Output, der heute schon im Praxis-Betrieb läuft.

Chatbots

  • FAQ & Wissensauskunft mit Quellen-Nachweis
  • Kunden-Vor-Qualifizierung & Bedarfsaufnahme
  • Kontaktanfragen & Formulare direkt im Chat
  • Workflows: Termine, Bestellungen, Status, Reservierungen
  • PDFs anzeigen · digitale Unterschriften · Zahlungen (Stripe, PayPal, SEPA)
  • Produkt-Präsentationen, Vergleichstabellen, Konfigurator
  • Mehrsprachig in 50+ Sprachen mit Auto-Erkennung
  • Kundensupport & Weiterleitung an Mitarbeiter mit Verlauf

Telefonassistenten

  • Inbound 24/7 · Annahme auch nachts und sonntags
  • Outbound: Akquise-Kampagnen, Reaktivierung, Reminder, Rückrufe
  • Eigene Stimme klonen (30 Min Aufnahme) oder 100+ fertige Stimmen
  • 50+ Sprachen mit nativer Aussprache
  • Eigenes Wissen: trainiert auf Ihre Produkte, FAQs, Dokumente
  • Buchungen & Termine direkt in Outlook / Google / iCal
  • System-Anbindung CRM, ERP, Telefonie (SIP/VoIP, Sipgate, 3CX)
  • Folge-Automatisierungen: CRM-Update, E-Mail, Slack-Notification

Automatisierungen

  • E-Mail-Klassifikation & Antwort-Vorschläge
  • Dokumenten-Extraktion · Rechnungen · Lieferscheine
  • Daten-Abgleich CRM ↔ ERP · Dubletten-Erkennung
  • Belege automatisch nach DATEV / Lexoffice
  • Auto-Reporting · KPIs aus mehreren Quellen
  • Übersetzungen mit Fach-Glossar
  • Trigger aus Web-Formularen, WhatsApp, SMS, API
  • Audit-Log und Mensch-im-Prozess für sensible Schritte
Kosten-Rechner

Was sparen Sie?
Rechnen Sie nach.

KI und Automatisierung sparen nicht nur bei Anrufen. Wählen Sie Ihre Prozesse und sehen Sie sofort, wie viele Stunden und Euros frei werden — auf Basis branchenüblicher Kennzahlen.

h
%
€
// Eingesparte Stunden / Jahr
—
—
// Geldwert / Jahr
—
—
// Zusätzlich, nicht in Euro messbar
  • 24/7 erreichbar — keine verpassten Leads
  • Sofortige Bearbeitung, keine Warteschlangen
  • Vollständige Dokumentation & Audit-Trail
  • Mitarbeiter fokussieren sich auf Wertschöpfung
Individuelle Berechnung anfragen →

// Hinweis: Orientierungswerte auf Basis typischer KMU-Szenarien. Tatsächliche Einsparungen hängen von Prozessen und Integrationstiefe ab.

Vom Erstgespräch zum Live-Betrieb

Schritt für Schritt.
Transparent geplant.

Vier klare Phasen, jede mit eigenem Artefakt und Abnahme. Ein einfacher Telefonassistent läuft typischerweise in 2 – 4 Wochen. Komplexere Setups mit tiefer System-Anbindung, mehreren Sprachen oder kritischen Compliance-Anforderungen brauchen 6 – 12 Wochen — wir sagen Ihnen den realistischen Zeitrahmen im Erstgespräch, bevor wir starten.

  1. Phase 1
    Discovery

    Prozess-Analyse, KPIs definieren, Tech-Stack wählen, Aufwand festlegen.

    • ✓ 1 Workshop · 2 Calls
    • ✓ Architektur-Skizze
    • ✓ Festpreis & Termin-Plan
  2. Phase 2
    Setup

    System-Anbindung, CRM, Kalender, Telefonie — in Ihrer Sandbox vorbereitet.

    • ✓ Konnektoren live
    • ✓ Test-Daten gespiegelt
    • ✓ Sandbox läuft
  3. Phase 3
    Training

    Mit Ihren Daten, Ihrer Stimme, Ihrem Tonfall — und mit klaren Eskalations-Regeln.

    • ✓ Wissens-Index gebaut
    • ✓ Stimme & Tonfall feinjustiert
    • ✓ Mensch-im-Prozess-Regeln
  4. Phase 4
    Go-Live

    Live-Schaltung mit Aufsicht, KPI-Monitoring und SLA-Start ab Tag 1.

    • ✓ Live mit Aufsicht
    • ✓ KPI-Dashboard aktiv
    • ✓ Wöchentliche Reports
Pilot anfragen → Erstgespräch unverbindlich · 30 Min · Realistische Aufwandsschätzung inklusive
Vorher / Nachher

Ein typischer
Praxis-Tag.

Was sich konkret ändert, wenn Core mitläuft — gemessen über 30 Tage Pilotbetrieb in einer mittelgroßen Praxis.

// OHNE OVYLON CORE → // MIT OVYLON CORE
Verpasste Anrufe / Tag
0
→−100%
0
ø Wartezeit · Telefon
0:32 min
→−100%
0:00 min
Backlog · Tickets offen
0
→−90%
0
Mitarbeiter · Überlast
0%
Routine-Last
→−75%
0%
Routine-Last
Stress-Index · Praxisteam
Ohne
86 / 100
Mit
18 / 100
Selbstauskunft Praxis-Team · 30 Tage Pilotbetrieb
Im System

Vier Räume,
ein Betriebssystem.

Core läuft selten allein. So greifen alle vier Sub-Brands ineinander — eine Anfrage über die Website landet im Telefonassistenten, der Compliance-Layer prüft jede Entscheidung mit, und das Wissen Ihrer Experten bleibt abrufbar. Klick auf einen Bereich öffnet die Details.

Pilot in unter 4 Wochen → Über die Markenarchitektur
FAQ

Häufige Fragen.
Konkret beantwortet.

Die Fragen, die Geschäftsführer und IT-Leiter uns wirklich stellen — bevor sie unterschreiben. Weitere Fragen? Sprechen Sie uns an.

Wie schnell ist ein Telefonassistent live?+

2 – 3 Wochen bis zum ersten Live-Anruf. Pilot in unter 4 Wochen end-to-end — inkl. CRM-Anbindung, Kalender-Sync, eigene Stimme, Wortschatz, Eskalationsregeln. Wir liefern in Sprints mit sichtbaren Zwischenständen, statt im Black-Box-Verfahren.

Kann die KI meine bestehenden Systeme anbinden?+

Ja — Kalender (Google, Outlook, Office 365), CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, weclapp), Telefonie (SIP/VoIP, Sipgate, 3CX, Placetel), E-Mail, Helpdesk und beliebige REST-APIs. Wir bauen Brücken, keine Silos. Falls ein System keine API hat: RPA als Notfall-Pfad.

Klingt die KI wie ein Roboter?+

Nein. Wir nutzen moderne Sprachsynthese mit natürlichen Pausen, Atemgeräuschen, Tonalität — Anrufer bemerken in den meisten Fällen nicht, dass sie mit einer KI sprechen. Auf Wunsch transparent („Sie sprechen mit einem KI-Assistenten") oder im neutralen Hintergrund.

Was kostet ein Telefonassistent monatlich?+

Einrichtung ab 1.000 € einmalig, Betrieb ab 100 €/Monat. Der Monatspreis wird günstiger in Kombination mit einem Minuten-Paket — wer mehr Gesprächsminuten vorab bucht, zahlt pro Minute weniger und der Grundpreis sinkt entsprechend. Im Kostenrechner sehen Sie typische ROI-Zahlen. Individuelles Angebot nach 30-min-Erstgespräch — kostenfrei.

Was passiert mit Kundendaten und Gesprächsmitschnitten?+

Speicherung ausschließlich auf EU-Servern (Hetzner Nürnberg/Falkenstein). Niemals Verwendung für Modelltraining bei Drittanbietern. Gesprächsaufnahmen werden — sofern aktiviert — nach max. 30 Tagen automatisch gelöscht. AVV ist Bestandteil jedes Vertrags, Sub-Auftragsverarbeiter werden dokumentiert.